Tips
penggunaan Menu dan Fungsi pada Ms-Office 2007
Sebagian pengguna PC desktop
ataupun notebook di Bank Indonesia, ada yang sudah menggunakan MS-Office 2007.
Terlihat jelas perbedaan penggunaan
menu yang biasa digunakan pada MS-Office 93 – 2003 dengan MS-Office 2007.
Berikut ini tips penggunaan beberapa menu dan fungsi dimaksud, khususnya pada MS-Word 2007.
MS-Office 2007
Menu Office Button
Di mana fungsi New Document, Open File, Save, Save As, Print, dll ?
Biasanya pada MS-Word 2003, cukup klik menu File, kemudian akan
tampil fungsi dimaksud.
Namun pada Ms-Word 2007, menu yang diklik adalah Office Button (Gb. 1 dan
Gb. 2.).
Letak menu Office Button ada di
pojok kiri atas MS-Word 2007.
|
|
|
Fungsi Save
File disimpan dalam bentuk DOCX
(ekstention MS-Word 2007).
Fungsi Save As
Pada fungsi Save As, ada beberapa pilihan
seperti terlihat pada Gb. 4. Misalnya, fungsi yang tersedia memungkinkan file
MS-Word disimpan dalam bentuk DOC (ekstention MS-Word 97 – 2003) sehingga
pengguna MS-Word 97 – 2003 dapat membaca file tersebut.
|
Fungsi Print
Di dalam fungsi Print, terdapat pilihan Print,
Quick Print dan Print Preview.
|
Menu Home
|
Pada menu Home, seperti terlihat pada Gb. 6, terdapat beberapa pengaturan
yang umum digunakan dalam pekerjaan, misalnya sbb :
Pengaturan Clipboard
Pada pengaturan Clipboard, terdapat fungsi Paste
dan Paste
Special.
|
Pengaturan Huruf (Font)
Pada pengaturan Huruf (Font), terdapat pengaturan tipe dan
ukuran huruf;format huruf (Bold - tebal, Italic - miring dan Underline – garis bawah); Subscript (misalnya : A2, A3)
dan Superscript (misalnya : A2,
A3); pewarnaan huruf (misalnya : pelangi); penandaan tulisan (misalnya : strikethrough);
penandaan huruf dengan warna (misalnya : rahasia !);pengaturan komposisi besar/kecil huruf
dengan Grow Font atau Shrink Font (misalnya : Pengumuman Pengaturan).
|
Pengaturan Paragraf (Paragraph)
Pada pengaturan Paragraf (Paragraph), terdapat pengaturan
letak kalimat dengan menggunakan fungsi : Align
Text Left (rata kanan), Center
(rata tengah), Align Text Right (rata
kiri) dan Justify (rata penyesuaian);
Line Spacing (Spasi baris); Shading (untuk memberikan pewarnaan pada
background), Borders (misalnya : daftar menu); Short (pengurutan huruf atau angka);
dll.
|
Pengaturan Mode (Styles)
Pengaturan ini berfungsi agar tampilan penulisan sesuai dengan kebutuhan
(misalnya kebutuhan untuk laporan atau presentasi). Pada Change Styles ada beberapa pilihan (Gb. 11. Change Styles – Style Set).
|
||||
|
Pengaturan Koreksi (Editing)
Dalam pengaturan Koreksi (Editing), terdapat fungsi Find, Replace dan Select.
Fungsi Find biasanya digunakan
untuk mencari kalimat yang diperlukan.
Fungsi Replace biasanya
digunakan untuk menggantikan kalimat tertentu perlu diganti dengan kalimat
pengganti dalam jumlah tidak sedikit.
Fungsi Select biasanya
digunakan untuk memilih semua penulisan, objek tertentu dan penulisan dengan
format yang mirip.
|
Menu Insert
|
Pada menu Insert, seperti terlihat pada Gb. 13, terdapat beberapa
pengaturan penyisipan, misalnya sbb :
Penyisipan Halaman (Pages)
Ada tiga penyisipan yang dapat digunakan yaitu penyisipan Halaman Depan (Cover Pages), Halaman Kosong (Blank Page) dan Page Break.
|
Penyisipan Tabel (Table)
Untuk menyisipkan tabel pada penulisan, cukup dengan memilih berapa kolom
dan baris yang dikehendaki pada kotak kosong seperti terlihat pada Gb. 15, maka
tabel yang dikehendaki otomatis akan tampil pada layar halaman penulisan. Atau
untuk lebih lengkapnya ada pada fungsi Insert Table, dll.
|
Penyisipan Ilustrasi (Illustrations)
|
Ada lima penyisipan ilustrasi, yaitu Picture,
Clip Art, Shapes, SmartArt dan Chart
(Gb. 16).
Penyisipan Picture, dapat
diambil dari file gambar yang tersimpan di dalam harddisk ataupun flashdisk.
Penyisipan ClipArt, dapat
diambil secara online (file dicari
dengan bantuan koneksi internet), cukup dengan mengetikkan keyword pada Search For
kemudian klik Go. Atau clipart
yang sudah ada di dalam harddisk,
cukup klik Organize Clips.
Penyisipan potongan bentuk (Shapes),
ada beberapa pilihan, terlihat pada Gb. 17.
|
Penyisipan SmartArt, fungsi
baru yang tersedia di MS-Word 2007.
Terdapat beberapa pilihan SmartArt,
seperti terlihat pada Gambar di bawah ini.
|
|
|
|
|
|
|
Penyisipan Grafik (Chart)
Terdapat beberapa pilihan Grafik (Chart) yaitu Column, Line, Pie, Bar,
Area, XY (Scatter), Stock, Surface, Doughnut, Bubble, Radar. Seperti terlihat
pada Gb. 23.
|
Penyisipan Links
Penyisipan Links biasanya
digunakan untuk menyisipkan suatu link
terhadap kalimat tertentu yang akan menuju ke kalimat lain atau terkoneksi ke
internet, tergantung dengan keperluan penulisan.
Penyisipan Header & Footer
Penyisipan Header & Footer
biasanya digunakan untuk menyisipkan format penulisan pada awal atau akhir di setiap halaman dengan kalimat yang sama
atau juga untuk penyisipan penomoran halaman (Page Number).
Penyisipan Text
Terdapat beberapa pilihan penyisipan Text, yaitu Text Box, Quick Parts,
Word Art, Drop Cap, Signature Lines, Date & Time, Object.
Penyisipan Symbols
Ada dua pilihan dalam penyisipan symbols,
yaitu Equation (yang biasa digunakan
dalam penulisan perumusan) dan Symbol.
Perumusan Equation
|
Equation selengkapnya terdiri dari Tools, Symbols dan Structures. Digunakan sesuai dengan keperluan penulisan.
|
Symbol
Ada dua cara dalam memilih symbol,
seperti yang terlihat pada Gb. 26. Setelah symbol
yang diperlukan dipilih, cukup klik Insert,
maka symbol dimaksud akan tampil
halaman penulisan.
|
Menu Page Layout
Pada menu Page Layout ada beberapa fungsi yaitu Themes, Page Setup, Page
Background, Paragraph dan Arrange.
|
Fungsi Themes, untuk pengaturan
tema penulisan.
Fungsi Page Setup, untuk
pengaturan ukuran kertas (misalnya A4, Letter atau Folio); orientasi kertas
(ada dua pilihan yaitu Landscape atau
portrait); dll.
Fungsi Page Background.
Ada tiga pilihan pengaturan Page Background, yaitu Watermark, Page Color
dan Page Borders.
Watermark untuk memberikan tanda pada background penulisan, misalnya ada
kalimat “Do Not Copy” atau “Confidential”, seperti terlihat pada Gb.
28. Apabila Watermark sudah tidak
diperlukan, maka klik Watermark
kemudian klik Remove Watermark.
|
Page Color untuk memberikan warna pada background halaman penulisan, seperti
terlihat pada Gb. 29.
|
Page Borders untuk memberikan garis batas pada
halaman penulisan, seperti terlihat pada Gb. 30.
|
Fungsi Paragraph, untuk
mengatur letak penulisan dari sisi kiri-kanan dan atas-bawah halaman penulisan
serta pengaturan spasi antar baris
Menu References
Menu References digunakan
apabila dalam penulisan ada mengambil kutipan dari beberapa referensi misalnya
dari buku, yang biasanya terdapat keterangan Judul Buku, Pengarang Buku, Tahun
Penerbitan Buku, Kalimat dalam halaman berapa yang dikutip, dll.
|
Menu Mailings
Menu Mailings berfungsi
misalnya untuk pembuatan penamaan pada amplop atau label (Mailings – Create), pembuatan Mail
Merge (Start Mail Merge), dll.
|
Menu Review
Menu Review berfungsi misalnya
untuk pengecekan Spelling Grammar,
pemberian Comment pada halaman penulisan,
dll.
|
Menu View
Menu View untuk membantu
pengecekan secara keseluruhan atau draft penulisan apakah sudah sesuai seperti
yang di-ingin-kan dengan bantuan fungsi menu Document Views; Format pengaturan dengan bantuan Show/Hide (ada
pilihan Ruler, Gridlines, Document map,
Thumbnails, dan Message Bar);
pembesaran atau pengecilan dengan fungsi menu Zoom; Pengaturan penampilan secara Window dengan bantuan menu Window
(Arrange All, untuk menampilkan
seluruh dokumen Ms-Word yang sedang aktif dalam satu layar, agar tampilan
kembali normal maka cukup klik Maximize)
atau (Split, memotong layar penulisan yang sedang aktif kemudian di bawah layar
tersebut akan tampil layar seluruh penulisan dari judul penulisan yang sama,
biasanya berguna untuk pengecekan supaya tidak bolak-balik mencari-cari
penulisan yang hendak dibandingkan). Ada juga menu Macros apabila penulisan menggunakannya.
|
Di mana pengaturan gambar (Picture
Tools) ?
Untuk pengaturan gambar (Picture
Tools), biasanya memerlukan fungsi Crop
(memotong bagian yang tidak diperlukan) dan Text Wrapping (letak posisi gambar, apakah di atas tulisan,
mengikuti tulisan, di belakang tulisan, dll). Pengaturan gambar akan tampil
pada menu kanan atas setelah mouse
di-klik pada gambar yang akan diatur. Seperti terlihat pada Gb. 35.
|
Di mana Customize Toolbar ?
Kemudian di manakah pengaturan Undo
Typing (mengulangi format penulisan yang sebelumnya) dan Repeat Typing (menuju ke format
penulisan yang sesudahnya) ? Juga Save
(simpan file) secara praktis ?
Cukup klik menu pojok kiri atas, persis di samping kanan Office Button, terdapat Customize Quick Access Toolbar.
|
Bagaimana cara praktis klik fungsi-fungsi penulisan yang sering digunakan
?
Dalam penulisan seringkali menggunakan fungsi Bold, Italic atau Underline
pada penulisan, cara praktisnya adalah blok kalimat yang hendak ditambahkan
formatnya kemudian secara otomatis akan tampil window yang terdapat fungsi-fungsi yang diperlukan, seperti contoh
pada Gb. 37.
|
Demikian Tips penggunaan Menu
dan Fungsi pada Ms-Office 2007, khususnya MS-WORD 2007.
/. ARIK MEIYANTO
Ngawi, 05-05-1981
Gambar panduan, hasil print
screen by my self.
Gambar Logo Office di samping
judul, take from http://www.3dnews.ru/documents/12893/logo.jpg
Penutup
Semoga saja penulisan ini
walaupun sederhana dapat mendatangkan manfaat bagi yang memerlukannya.
Referensi
Sedangkan gambar yang ada
pada panduan tersebut adalah hasil print screen penulis dari percobaan by
penulis.
Biografi Penulis
Arik Meiyanto. Menyelesaikan SMK di Sekolah SMKN MADIUN) Mesin Indistri otomotif. Untuk
jenjang pada tahun 2000 – 2001.
www.akidbimbel.blogspot.com